Prozessautomatisierung setzt dort an, wo Mitarbeiter:innen jede Woche dieselben Handgriffe erledigen: Daten aus einem Formular in eine Tabelle kopieren, Rechnungen ablegen, Bestätigungs-E-Mails schreiben oder Termine eintragen. Eine Software übernimmt diese Schritte nach festgelegten Regeln, nach dem Muster „Wenn das passiert, dann tue jenes“. Bei gleicher Eingabe ist das Ergebnis immer gleich. Dadurch sinken Tippfehler und Wartezeiten, und Abläufe hängen nicht mehr davon ab, dass eine bestimmte Person daran denkt.
Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie läuft der Prozess heute tatsächlich ab, wer ist beteiligt, welche Programme werden genutzt? Danach wird priorisiert, sinnvollerweise nach Zeitersparnis und Fehlerrisiko statt nach technischer Machbarkeit. Technisch verbindet man Systeme meist über API-Schnittstellen oder über Workflow-Tools wie Make, n8n oder Zapier. Jeder Durchlauf sollte protokolliert werden, damit Fehler sichtbar und nachvollziehbar bleiben.
Prozessautomatisierung eignet sich für klar strukturierte Abläufe mit eindeutigen Regeln. Sobald ein Schritt Urteilsvermögen verlangt, etwa das Verstehen einer frei formulierten E-Mail, kommt KI-Automatisierung ins Spiel. Auch automatisierte Abläufe verarbeiten oft personenbezogene Daten und unterliegen damit der DSGVO, etwa bei Kundendaten in Formularen. Pipeline nimmt bestehende Abläufe auf und automatisiert sie mit Protokollierung jedes Durchlaufs (Prozessautomatisierung).
