# Prozessautomatisierung. Auch: Geschäftsprozessautomatisierung, Business Process Automation, BPA.

> Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Arbeitsschritte in einem Betrieb von Software nach festen Regeln erledigt werden, etwa Daten …

Quelle: https://partner.pipeline-solutions.at/wissen/glossar/prozessautomatisierung/  
Stand: 2026-11-09  
Anbieter: Pipeline AI Solutions, Kleinzell im Mühlkreis (Oberösterreich), office@pipeline-solutions.at

Glossar · KI & Automatisierung

**Definition:**

Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Arbeitsschritte in einem Betrieb von Software nach festen Regeln erledigt werden, etwa Daten übertragen, Dokumente erzeugen oder Nachrichten verschicken. Menschen greifen nur noch bei Ausnahmen ein.

**Prozessautomatisierung** setzt dort an, wo Mitarbeiter:innen jede Woche dieselben Handgriffe erledigen: Daten aus einem Formular in eine Tabelle kopieren, Rechnungen ablegen, Bestätigungs-E-Mails schreiben oder Termine eintragen. Eine Software übernimmt diese Schritte nach festgelegten Regeln, nach dem Muster „Wenn das passiert, dann tue jenes“. Bei gleicher Eingabe ist das Ergebnis immer gleich. Dadurch sinken Tippfehler und Wartezeiten, und Abläufe hängen nicht mehr davon ab, dass eine bestimmte Person daran denkt.

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie läuft der Prozess heute tatsächlich ab, wer ist beteiligt, welche Programme werden genutzt? Danach wird priorisiert, sinnvollerweise nach Zeitersparnis und Fehlerrisiko statt nach technischer Machbarkeit. Technisch verbindet man Systeme meist über [API-Schnittstellen](https://partner.pipeline-solutions.at/wissen/glossar/api-schnittstelle/) oder über [Workflow-Tools](https://partner.pipeline-solutions.at/wissen/glossar/workflow-automatisierung/) wie Make, n8n oder Zapier. Jeder Durchlauf sollte protokolliert werden, damit Fehler sichtbar und nachvollziehbar bleiben.

Prozessautomatisierung eignet sich für klar strukturierte Abläufe mit eindeutigen Regeln. Sobald ein Schritt Urteilsvermögen verlangt, etwa das Verstehen einer frei formulierten E-Mail, kommt [KI-Automatisierung](https://partner.pipeline-solutions.at/wissen/glossar/ki-automatisierung/) ins Spiel. Auch automatisierte Abläufe verarbeiten oft personenbezogene Daten und unterliegen damit der [DSGVO](https://partner.pipeline-solutions.at/wissen/glossar/dsgvo/), etwa bei Kundendaten in Formularen. Pipeline nimmt bestehende Abläufe auf und automatisiert sie mit Protokollierung jedes Durchlaufs ([Prozessautomatisierung](https://pipeline-solutions.at/leistungen/prozessautomatisierung/)).

**Beispiel:**

Ein Elektrotechnikbetrieb in Linz erstellt nach jedem Auftrag händisch einen Arbeitsbericht, legt ihn ab und schreibt dem Kunden eine E-Mail. Mit einer Prozessautomatisierung entsteht der Bericht aus dem ausgefüllten Formular am Tablet, wird automatisch im richtigen Ordner gespeichert und als PDF verschickt.

**Abgrenzung:** Im Unterschied zur KI-Automatisierung folgt klassische Prozessautomatisierung ausschließlich festen Regeln und trifft keine inhaltlichen Einschätzungen.

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Stand: 9. November 2026 · Inhalt: [Paul Hölzl & Ben Braunsperger, Pipeline AI Solutions](https://partner.pipeline-solutions.at/ueber-pipeline/) · [Als Markdown lesen](https://partner.pipeline-solutions.at/wissen/glossar/prozessautomatisierung/index.html.md)