Die Grundlage ist OCR (Optical Character Recognition), die Texterkennung in Scans und Fotos. Klassische OCR liefert aber nur Rohtext. Intelligent Document Processing (IDP) geht weiter: KI-Modelle erkennen den Dokumenttyp, finden relevante Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz oder IBAN und geben sie strukturiert weiter. Moderne Verfahren brauchen dafür keine eigene Vorlage pro Lieferant und kommen mit schiefen Handyfotos oder schlechter Scanqualität besser zurecht als ältere Systeme.
Verlässlich wird die Dokumentenverarbeitung durch Plausibilitätsprüfungen. Das System rechnet Summen nach, prüft Datumsangaben und Steuersätze und gleicht Rechnungen, wo vorhanden, mit Bestellung und Lieferschein ab. Unsichere Fälle landen bei einer Person zur Kontrolle, eindeutige laufen automatisch weiter, etwa in die Buchhaltung oder in ein Freigabeverfahren. So bleibt die Kontrolle beim Betrieb, während das Abtippen entfällt.
In Österreich sind Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege nach § 132 Bundesabgabenordnung grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Eine Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit möglich ist. Wer Belege digitalisiert, sollte die Archivierung daher von Anfang an mitplanen und im Zweifel mit der Steuerberatung abstimmen. Pipeline setzt Belegerkennung mit Plausibilitätsprüfung um (Dokumentenverarbeitung mit KI).
