Eine API legt fest, welche Anfragen ein Programm an ein anderes stellen darf und in welchem Format die Antwort kommt. Ein Webshop kann über eine API etwa neue Bestellungen an die Buchhaltung melden, ein Kalender freie Termine an eine Buchungsseite liefern oder ein Formular Kontaktdaten direkt in ein CRM-System schreiben. Im Web sind sogenannte REST-APIs verbreitet, die über normale Internetadressen angesprochen werden und meist Daten im JSON-Format zurückgeben.
Viele Programme, die KMU nutzen, bieten eine API an, aber nicht jede erlaubt alles. Vor einer Anbindung sollte geprüft werden, welche Daten lesbar und schreibbar sind, wie viele Anfragen pro Minute erlaubt sind und ob der Zugang im gebuchten Tarif enthalten ist. Der Zugriff erfolgt meist mit einem geheimen Schlüssel (API-Key) oder über eine Anmeldung nach dem Standard OAuth. Solche Schlüssel sind wie Passwörter zu behandeln und gehören nie in öffentlich sichtbaren Code.
Eine robuste Anbindung behandelt auch Fehlerfälle: Ist ein System kurz nicht erreichbar, wird die Anfrage wiederholt und bei dauerhaftem Fehler eine verantwortliche Person benachrichtigt. Ändert ein Anbieter seine API, muss die Anbindung angepasst werden, deshalb gehört Wartung zum Betrieb. APIs sind die Grundlage für Prozessautomatisierung, Workflow-Tools und KI-Agenten. Pipeline prüft vor jeder Anbindung die vorhandenen Schnittstellen beider Systeme (API-Schnittstellen).
