Ein Workflow besteht aus einem Auslöser (Trigger) und einer Folge von Aktionen. Auslöser kann ein neues Formular, eine eingehende E-Mail, eine Zahlung oder eine bestimmte Uhrzeit sein. Aktionen sind etwa „Kontakt im CRM anlegen“, „Datei speichern“, „Nachricht in den Team-Chat schicken“ oder „Text mit einem KI-Modell zusammenfassen“. Workflow-Plattformen bieten dafür fertige Bausteine für viele gängige Programme, die über deren API-Schnittstellen angesprochen werden.
Verbreitete Plattformen sind Zapier und Make, die als Cloud-Dienste angeboten werden, sowie n8n, das laut Hersteller sowohl als Cloud-Dienst als auch selbst gehostet auf eigener Infrastruktur betrieben werden kann. Welche Plattform passt, hängt von Datenschutzanforderungen, Komplexität, Volumen und Kosten ab. Selbst gehostete Lösungen geben mehr Kontrolle über den Speicherort der Daten, erfordern aber eigene Wartung und Sicherheitsupdates. Bei Cloud-Diensten ist zu prüfen, wo die Daten verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt.
Workflow-Tools senken die Einstiegshürde, weil viele Abläufe ohne Programmierung gebaut werden können. Bei geschäftskritischen Prozessen braucht es trotzdem saubere Planung: Fehlerbehandlung, Protokolle, klare Zuständigkeiten und eine Dokumentation, damit der Ablauf nicht nur im Kopf einer Person existiert. Wird ein Ablauf sehr komplex, kann eine eigene Programmierung leichter zu warten sein. Für den Einstieg in die Prozessautomatisierung sind Workflow-Tools in vielen KMU ein naheliegender erster Schritt.
