Eine KI-Wissensdatenbank erschließt Wissen, das in Ordnern, Laufwerken, Mailarchiven, SharePoint, Google Drive oder Confluence verstreut liegt. Statt nach Dateinamen zu suchen, stellen Mitarbeiter:innen eine Frage wie „Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag mit Firma X?“. Das System findet die passenden Textstellen und formuliert eine Antwort mit Link zum Originaldokument. Technisch beruht das meist auf Retrieval-Augmented Generation in Verbindung mit einem Large Language Model.
Entscheidend ist das Rechtekonzept: Wer ein Dokument im Original nicht öffnen darf, darf dessen Inhalt auch über die KI nicht erfahren. Ebenso wichtig ist die Datenqualität. Doppelte Versionen, veraltete Preislisten oder widersprüchliche Anleitungen führen zu falschen Antworten, deshalb lohnt sich vor der Einführung eine Aufräumrunde. Sinnvoll ist außerdem, dass jede Antwort ihre Quelle nennt, damit Mitarbeiter:innen sie mit einem Klick prüfen können.
Für KMU lohnt sich eine KI-Wissensdatenbank vor allem bei vielen Dokumenten, häufigen Rückfragen an wenige erfahrene Personen und bei der Einschulung neuer Mitarbeiter:innen. Da oft personenbezogene Daten enthalten sind, etwa in E-Mails oder Verträgen, gelten die Regeln der DSGVO; externe Anbieter brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Pipeline baut solche Systeme mit Quellenangabe und Rechtekonzept (KI-Wissensdatenbank).
